Hiên nay, phần mềm quản lý văn bản E-Ofice đã hoạt động tương đối ổn định, Văn thư Sở đã nhập và quét tất cả văn bản đến, chuyển cho các trưởng phòng, ban thông qua phần mềm E-Ofice. Từ nay trở đi, Văn thư Sở chỉ chuyển văn bản gốc đến một phòng, ban, đơn vị được lãnh đạo Sở phê chỉ định giải quyết chính, và không photo cho các phòng phối hợp hoặc cùng nghiên cứu thực hiện đối với văn bản quy phạm pháp luật. Do vậy, đề nghị Lãnh đạo Sở, trưởng, phó các phòng, ban, đơn vị và CBCC không photo văn bản nữa, mà đọc, nghiên cứu, tải văn bản đến được gắn file văn bản trong phần mềm E-Office.

Hàng ngày, CBCC đều phải mở phần mềm Quản lý văn bản E-Office để giao việc và nhận việc (kể cả giấy mời) ít nhất hai lần (sáng và chiều) trong ngày.

          Để thuận lợi cho CBCC thực hiện giải quyết công việc trên phần mềm E-Office, Văn phòng Sở hướng dẫn sử dụng một số tiện ích như sau:

1. Xem Văn bản đến: Trong phần mềm E-Office, thực hiện như sau:

- Bước 1: Vào mục "Quản lý văn bản" chọn mục "Văn bản đến", sẽ hiện ra danh sách văn bản đến.

- Bước 2: Bấm vào mục "Tìm theo" để chọn loại thông tin muốn tìm kiếm (gồm có: Trích yếu, Số ký hiệu, Nơi gửi, Ngày ký, ...)

- Bước 3: Nhập thông tin cần tìm vào mục "Từ khóa", cuối cùng bấm nút "Tìm", các văn bản thõa mãn điều kiện tìm kiếm sẽ hiện ra để ta chọn.

Nếu là văn bản quy phạm pháp luật đề nghị CBCC tải về lưu vào máy tính cá nhân để nghiên cứu, áp dụng thường xuyên.

2. Về đăng ký lịch tuần: Tất cả công chức đều có thể đăng ký lịch tuần tới qua E-Office, cụ thể như sau

          - Bước 1:  Vào mục "Quản lý lịch công tác" –> Vào mục "Đăng ký", bấm nút "Thêm",  hiện ra cửa sổ nhập nội dung:

          - Bước 2: Nhập nội dung lịch gồm:

                   + Ngày và giờ;  

                   + Nội dung: Nhập nội dung cuộc họp hoặc công việc;

                   + Thực hiện: Nhập các thành phần dự họp;

                   + Địa điểm: Nhập nơi tổ chức cuộc họp hoặc thực hiện công việc;

                   + Chủ trì: Nhập tên (lãnh đạo sở) hoặc cơ quan, đơn vị;

          - Bước 3: Bấm nút "Lưu".

          Nếu đăng ký nhiều cuộc họp thì tiếp tục bấm "Thêm" để thực hiện đăng ký tiếp như trên.

          - Bước 4: Xem, kiểm tra lại lịch đã đăng ký, thực hiện như sau: Ta chọn năm tại mục "Năm"  và chọn tuần tại mục "Tuần xx" và kéo thanh trượt để hiện lịch của từng "thứ" trong tuần đã đăng ký.  

          - Bước 5: Chuyển lịch đăng ký cho Văn phòng sở duyệt chính thức, thực hiện như sau: Bấm chọn vào ô vuông đầu dòng của mục lịch đã đăng ký và bấm nút "Chuyển".

          - Bước 6: Bấm mục "Lịch chính thức" và thực hiện như bước 5 để xem lịch đã được Chánh Văn phòng Sở phê duyệt chính thức (vào cuối giờ chiều thứ 6 hàng tuần).

          3. Về giao việc cho cán bộ công chức: (đối với trưởng phòng, ban)

          - Bước 1: Bấm vào mục "Quản lý văn bản" –> "Văn bản cá nhân"  và bấm vào văn bản cá nhân đã nhận, cửa sổ hiện ra danh sách các văn bản đến của phòng giải quyết.

          - Bước 2: Giao việc cho CBCC giải quyết (cách thức giao việc từng văn bản một); Bấm vào ô trống đầu tiên của danh sách công văn đến, bấm nút (Giao việc) hiện ra cửa sổ giao việc;

          - Bước 3: Khi cửa sổ giao việc hiện ra, người giao việc cần làm là: gõ vào phần "Nội dung" cần chỉ đạo CBCC xử lý văn bản theo yêu cầu của văn bản đến --> bấm "Chọn người gửi" --> cửa sổ tiếp theo hiện ra, có thể gõ tên người nhận vào ô trên cùng hoặc bấm vào tên đơn vị rồi chọn tên người --> chọn tên người cần gửi (bên phải), sau đó bấm "Lưu" --> bấm "Gửi" là hoàn thành giao việc. Khi giao việc thành công trong danh sách văn bản sẽ hiện dấu þ trong ô cuối cùng của cột "Giao việc".

          4. Về giải quyết công việc của CBCC:

Khi CBCC nhận được văn bản trưởng phòng giao, mở phần mềm sẽ hiện danh sách văn bản đến, bấm vào danh sách từng văn bản, hiện ra cửa sổ giao việc của Trưởng phòng, nếu nội dung chỉ đạo là theo dõi, không phải thảo văn bản đi thì bấm nút "Xem" ở phần trên cùng, mở tệp văn bản đính kèm để xem và đóng lại. Nếu văn bản cần xử lý thì vào phần "Xử lý" ở cuối trang, sẽ hiện ra cửa sổ xử lý văn bản. Khi đã hoàn thành dự thảo văn bản, trình lãnh đạo Sở ký ban hành, CBCC mới vào phần này để nhập các thông tin về trích yếu, ký hiệu và ngày tháng ban hành, gắn tệp VB đi và bấm lưu, là kết thúc phần giải quyết công việc.